Benodigde module: geïntegreerde boekhouding


INHOUDSOPGAVE

Inleiding

Op deze pagina staan een aantal veelgestelde vragen die betrekking hebben met de boekhouding.

Mocht je nog verdere vragen hebben, schroom dan niet om ze te vragen in de chat, te bellen of te mailen.


Hoe letter je af in het systeem?

Afletteren is het koppelen van een betaling aan een openstaande post of aan een grootboekrekening.

Zodra dit gebeurd zal de openstaande factuur of rekening op 'betaald' komen te staan. De factuur valt dan als het ware weg.

Afletteren gebeurt in principe volledig automatisch in het systeem. Op het moment dat je een betaling registreert op de factuur dan komt die in de facturenlijst op betaald te staan. Dat gaat op dezelfde manier bij de rekeningen in de rekeningenlijst.

Als je een lijst opent voor de openstaande posten, zullen ze ook niet meer zichtbaar zijn.


We hebben wel een aflettermode in het systeem zitten.

Maar dat is puur voor je eigen administratie, om regels te markeren dat die gecontroleerd zijn.

Dat doet verder niets in het systeem.

Je komt daar, door op de factuur of rekening te staan en vervolgens op Mutaties te klikken bovenin.

Vervolgens kan je bovenin op Aflettermode klikken



Als je hierop geklikt hebt dan kan je regels selecteren door middel van het vinkje vooraan.

Wanneer ze geselecteerd hebt dan kan je links onderin op afletteren klikken.

Daarna zijn de regels geel gemarkeerd zoals in het voorbeeld.

Dit heeft verder geen gevolgen in het systeem, en is het puur voor je jezelf.


Hoe sluit ik een boekjaar af?

Om een jaar af te sluiten hoef je in het programma niets doen, dat gaat volledig automatisch.

We nemen dan ook de grootboeken mee naar het volgende jaar.

Sommige functies moeten nog wel ingesteld worden.



Resultaat van vorig jaar meenemen

Standaard neemt het programma geen resultaat mee van het vorige jaar.

In het nieuwe jaar staat er in de beginbalans daarom een verschil tussen de debiteuren en crediteuren

Maar het is mogelijk om het resultaat wel mee te nemen naar een grootboek naar keuze.

Als je het resultaat wilt meenemen naar het volgende jaar dien je een grootboek in te stellen.

Dat doe je onder Instellingen > Boekhouding > tabblad Instellingen. Onderin de pagina heb je de knop Financiële instellingen. 

Achter regel 12 staat Kapitaal, daarachter kan je dubbelklikken in de kolom van het grootboek en kan je er een selecteren


In het grootboek wat daar ingesteld staat komt in de beginbalans het resultaat van het vorige jaar te staan.

Als daar geen grootboek staat, dan heb je een verschil in de beginbalans zitten tussen debiteuren en crediteuren.



Periode afsluiten voor mutaties

Je kan een periode afsluiten voor mutaties. Dat gaat via Instellingen > Boekhouding > tabblad Instellingen.

Daar heb je Aanpassingen vanaf. Hier kan je een maand en jaar invullen.

De periode die voor deze datum ligt wordt gesloten, en kan dus niet in geboekt worden.


Hoe kan ik de boekhouding controleren?

We hebben een ingebouwde controlefunctie in het programma zitten.

Deze controlefunctie kan je vinden onder Financieel > Balans, via de 3 puntjes rechts bovenin > Controle

We raden aan om het programma nog een keer op een tweede tabblad of scherm te openen, zo kan je in het andere scherm de facturen of rekeningen er gelijk bij pakken.



Als je hier op klikt, dan gaat het systeem de mutaties controleren, dat kan even duren. Wanneer hij klaar is verschijnt er een pop-up met Financiële controle 20xx

Als er geen fouten zijn, dan krijg je dat ook te zien.

Hieronder staan de meest voorkomende fouten en welke acties je moet ondernemen.

Op deze pagina staat wat meer informatie over de verschillen zoeken, zie: verschillen zoeken


Factuur/Rekening met boekstuk *boekstuknummer* niet gevonden

Dat wil zeggen dat er wel een mutatie in het systeem staat, maar er geen factuur of rekening aan hangt.

Je kan hier op dubbel klikken en de mutatie inzien.

Deze kan je niet zelf verwijderen, neem contact op met de helpdesk


Geen inkoopboeking gevonden: *kenteken*

Het voertuig is wel ingekocht, maar is niet ingeboekt. Dus er hangt geen inkoopfactuur aan.

Als je op de regel klikt ga je naar de autogegevens, vervolgens kan je naar Historie > In & Verkoophistorie.

Vervolgens kan je op de datum van de inkoopregel klikken en de inkoopgegevens langslopen, en het vinkje voor Inboeken in boekhouding aanvinken.


Inkoopboeking met bedrag niet gevonden: *kenteken*

Het voertuig is wel ingekocht en ingeboekt, alleen de mutaties staan er niet juist in.

Als je op de regel klikt ga je naar de autogegevens, vervolgens kan je naar Historie & In & Verkoophistorie.

Wanneer het een ingekochte auto is kan je op de datum van de inkoopregel klikken, vervolgens de inkoopgegevens langslopen en opnieuw opslaan.

Wanneer het een inruilauto is, kan je het beste de inruilfactuur wijzigen vanuit de factuurlijst met de 3 puntjes rechts bovenin.

Vervolgens daar de inkoop op controleren en de factuur weer afronden.


Geen verkoopboeking gevonden: *kenteken*

Het voertuig is wel verkocht, maar er zijn geen boekingen gemaakt.

Het beste kan je de verkoopfactuur opzoeken vanuit de factuurlijst, vervolgens via de 3 puntjes rechts bovenin de factuur wijzigen en opnieuw afronden.





Ik heb een verschil tussen totaal debiteuren/crediteuren
 en totaal openstaand.

Het kan zijn dat er een verschil is ontstaan tussen de totaal debiteuren/crediteuren en totaal openstaand.

Een reden kan zijn dat er een factuur niet is doorgeboekt, dat is te herkennen aan een boekstuknummer van 0 in de facturenlijst of rekeningenlijst. Die kan je dan opnieuw proberen te boeken via de 3 puntjes rechts bovenin.


Ook kan het zijn dat bij één van de facturen of rekeningen de mutaties niet goed verwerkt zijn. Via de controle-functie in de balans komt het bedrag en het factuurnummer naar voren.

Deze kan je dan het beste wijzigen vanuit de factuurlijst of rekeningenlijst met de 3 puntjes en vervolgens opnieuw afronden.